Actele primare ajung în evidență în aceeași zi
Angajatul fotografiază factura. Contabilul vede rechizitele verificate lângă scan. Documentul aprobat pleacă singur în sistemul dumneavoastră de evidență. Socotește codul, nu modelul.
Vă arătăm cabinetul pe teancul dumneavoastră de facturi. Datele se păstrează în UE și în Moldova.
- 1C · orice configurație
- Syrve / iiko
- Asistenți AI: ChatGPT, Claude
- Alt sistem de evidență · conectăm rapid
- SIA e-Factura
Trei pași de la hârtie la evidență
- 01
Fotografiați
Angajatul fotografiază documentul în aplicație sau pune scanul într-un dosar de lângă bază, iar facturile din SIA e-Factura vin singure. Marginile, perspectiva și coada offline sunt grija sistemului.
- 02
Verificați
Modelul extrage rechizitele și rândurile, codul verifică aritmetica, TVA și IDNO. Contabilul vede scanul lângă câmpuri și corectează doar ce nu s-a potrivit.
- 03
Trimiteți
Documentul aprobat pleacă în sistemul dumneavoastră de evidență, iar dacă sunt mai multe — în toate deodată. Repetarea nu creează dubluri, starea livrării se vede în fișă.
Ca la casele cu autoservire din magazin
Cumpărătorul își scanează singur produsele, iar un casier supraveghează zece case. Aici la fel: documentul îl fotografiază cel care îl are în mână, iar contabilul verifică doar ce nu s-a potrivit.
Un contabil — mult mai multe documente
Introducerea rechizitelor și rândurilor o face sistemul, contabilului îi rămâne verificarea. Teancul de la sfârșitul lunii devine o listă scurtă de fiecare zi.
Mai puține erori
Sumele, TVA și IDNO le verifică codul, nu ochiul. Greșeala de tastare dispare ca fenomen, iar neconcordanța vine cu motivul numit.
Învățare pe datele dumneavoastră
Regulile de contare și asocierile sistemul le ia din documentele care există deja în bază și din deciziile contabilului. Cu cât lucrează mai mult, cu atât omul corectează mai puțin.
Trei părți ale unui singur sistem
Aplicația pentru cel care ține documentul în mână. Cabinetul pentru cel care răspunde de el. Agentul pentru baza în care trebuie să ajungă.
Aplicația mobilă
iPhone și Android. Intrare prin invitație, prin cod QR din cabinet sau prin link din e-mail.
- Scaner de sistem: marginile foii și perspectiva, document cu mai multe pagini într-un PDF dintr-un buton
- Ciorna se citește chiar pe telefon: suma, data, IDNO — se vede imediat că fotografia a reușit
- Coadă offline: fotografia așteaptă rețeaua și pleacă singură, o poză repetată nu se încarcă de două ori
- Controlul calității: un scan slab cere refotografiere, cadrul nou îl înlocuiește pe cel vechi
- Asistent în chat: „ce a ajuns în evidență”, „unde e factura de la Trans Logistic” — răspunde din datele firmei
- Mai multe firme pe un telefon, fișa documentului cu starea și adresa livrării
Cabinetul contabilului
Cabinet web în trei limbi: intrările tuturor firmelor, verificarea, nomenclatoarele, cheltuielile de recunoaștere.
- Ecranul de verificare: scanul lângă câmpuri, lupă și rotire, corectarea rândurilor, istoricul deciziilor
- Asocierea nomenclatorului după asemănare și prin AI; corectat o dată — data viitoare se pune singur
- Reguli de contare: contul și subconto din fișa nomenclatorului, serviciile într-un document separat
- Categorii de documente și rute: unde merge documentul se decide după tip și categorie
- Pozițiile, grupele, ambalajele și contrapărțile se creează în sistemul de evidență direct din cabinet
- Roluri și acces pe firme, căutare, dubluri, mutarea documentului în firma cumpărătorului după IDNO
Agentul de lângă bază
Serviciu Windows pe serverul cu baza. Se instalează cu o comandă, iese doar prin conexiuni de ieșire.
- Nu trebuie să publicați baza în internet: agentul se conectează singur la ContaHub prin TLS
- Sincronizează contrapărțile și nomenclatorul la fiecare 30 de minute, doar ce s-a schimbat
- Creează documentele în bază cu identificator permanent: rularea repetată nu face dubluri
- Dosar de scanuri: MFU-ul pune fișierul, agentul îl ia — apoi recunoașterea obișnuită
- Pentru 1C — orice configurație: agentul cercetează baza prin MCP, profilul cu numele documentelor și rechizitelor se salvează în cabinet
- Merge și fără agent: sistemul de evidență preia singur documentele după program prin API-ul nostru
Modelul citește. Aritmetica o face codul.
Un model poate citi greșit o cifră. De aceea deciziile care costă bani nu i se lasă lui: fiecare document trece prin verificări deterministe, iar tot ce nu s-a potrivit ajunge la contabil cu motivul numit.
- Suma rândurilor coincide cu totalulaltfel documentul nu se aprobă
- TVA pe cotele 20, 8 și 0pe fiecare rând și pe document
- Cifra de control IDNOla furnizor și la cumpărător
- Cursul BNM la data documentuluipentru invoice-uri în EUR, USD, RON și alte valute
- Furnizorul din registrul firmeinou sau cunoscut — se vede imediat
- Dublu după cheia de businessacelași document fotografiat de două ori rămâne unul
- Calitatea scanuluisub prag — cerere de refotografiere, nu eroare în evidență
- Document al altei firmedupă IDNO-ul cumpărătorului se mută în firma potrivită
Evidența rămâne acolo unde este
ContaHub nu cere mutarea evidenței. Aduce documentul până la baza dumneavoastră și urmărește să ajungă. Modelul integrărilor este comun: 1C și Syrve sunt deja conectate, un alt sistem de evidență îl conectăm rapid.
Rute de livrare
Facturile — în sistemul contabil, facturile restaurantului — în Syrve, iar de acolo mai departe prin exportul standard. Regulile se dau după tipul și categoria documentului, iar în antetul documentului se vede unde a plecat și cu ce număr s-a înregistrat.
Reguli de contare
Contul și subconto se iau din fișa nomenclatorului și din regulile bazei, serviciile se contează cu documentul lor. Contabilul nu deschide sistemul de evidență ca să completeze contul.
Memoria asocierilor
Rândul „Servicii transport” asociat o dată cu o poziție — data viitoare se pune singur. Unde memoria lipsește încă, propune AI.
Nomenclatoare din cabinet
O poziție, o grupă, un ambalaj sau o contraparte nouă se creează în sistemul de evidență din fișa documentului. Listele de prețuri ale furnizorilor — corespondență gata.
Orice configurație 1C
Oricare ar fi configurația dumneavoastră, la conectare agentul descrie prin MCP structura bazei, noi compunem profilul cu numele documentelor și rechizitelor și îl salvăm. Cod pentru configurație nu se scrie.
Syrve / iiko
Pentru restaurante: facturi de intrare ca ciornă în Syrve, categorii și depozite, ambalaje „bucăți din factură în kilograme de depozit”.
SIA e-Factura
Facturile de intrare vin singure din sistemul de stat: rechizitele sunt deja date, nu pixeli. Dacă aceeași factură a fost deja încărcată ca fotografie, e-factura se leagă de ea, dublu nu apare.
Dosar de scanuri lângă bază
MFU-ul pune fișierul într-un dosar de lângă bază, agentul îl ia în ContaHub, apoi recunoașterea obișnuită. Ce s-a încărcat trece într-un subdosar, eroarea rămâne alături cu explicația.
Regulile se scriu în cuvinte, nu în cod
Categoriile, rutele și pragul de încredere le configurează contabilul singur, în cabinet. Programator nu trebuie.
- Categoriile sunt descrise în limbaj obișnuit: „Alimentație publică: produse, băuturi, ambalaje… echipamentul de bucătărie — nu aici”. Modelul alege doar între categoriile dumneavoastră, există și o bibliotecă de categorii gata
- Ruta după tipul și categoria documentului, cu ordine: factura de alimentație publică mai întâi în Syrve, apoi în contabilitate după contare. Pe un document anume setul se poate schimba
- Prag de acceptare automată: peste el categoria se pune singură, sub el documentul întreabă contabilul
- Verificare pe etalon: documentele cu categoria pusă manual se trec din nou prin model după fiecare corectare a descrierilor
- Completare generală la prompt: regulile firmei în cuvintele dumneavoastră, fără să ne contactați
Vorbiți cu datele dumneavoastră
Întrebați baza dumneavoastră de evidență cu cuvinte obișnuite în ChatGPT sau Claude: solduri, act de reconciliere, factură de plată. Asistentul ia singur datele din baza dumneavoastră prin ContaHub, nu trebuie exportat sau trimis nimic. Accesul se acordă în cabinet și tot acolo se închide.
- Clientului sau auditorului i se poate da acces doar la vizualizare: se poate vedea, nu se poate schimba
- Asistentul vede doar firmele și bazele dumneavoastră, fiecare întrebare rămâne în jurnal
- Baza rămâne la dumneavoastră: agentul iese singur la legătură, porturi și publicarea ei în internet nu sunt necesare
- La fel conectăm o bază nouă: asistentul îi studiază structura, profilul se salvează, modificări nu trebuie
Exemplu de dialog. Răspunsul este compus din datele bazei, nu inventat de asistent.
Nomenclatoarele au trecut între baze cu configurații diferite
Clientul avea o bază veche cu o configurație și una nouă, goală, cu alta. Schimbul standard între ele nu funcționează. Asistentul a studiat prin agent structura ambelor baze, a potrivit grupele, unitățile de măsură și cotele TVA și a scris nomenclatoarele în baza nouă păstrând identificatorii. Dintr-o singură cerere, în douăzeci de minute, fără exporturi și procesări.
- 2 456poziții de nomenclator
- 834contrapărți cu contracte
- 473conturi bancare
- 20 mino singură cerere către asistent
Trei oameni cu aceeași problemă
Firme de contabilitate
Documentele tuturor clienților într-un singur inbox, acces pe firme, istoricul deciziilor. Clientul fotografiază singur, contabilul doar verifică.
Companii cu contabilitate proprie
Șoferul, magazinerul sau administratorul fotografiază documentul în ziua în care a apărut. La sfârșitul lunii nu mai există teanc.
Restaurante pe Syrve
Facturile de la furnizori ajung în Syrve ca ciornă cu ambalaje și categorii, iar de acolo — în contabilitate. O fotografie, două sisteme.
Unde stau documentele și cine le vede
- Păstrare în UE și în Moldova
Platforma principală în Germania (Hetzner), copia bazei în timp real pe o platformă din Moldova. Transfer doar prin TLS, parolele sistemelor de evidență sunt criptate.
- Acces pe roluri
Proprietar, contabil, proprietarul firmei-client, angajat. Accesul la o firmă e închis până nu este acordat.
- Jurnal fără modificări
Fiecare decizie — cine, ce și când — e scrisă într-un jurnal care nu poate fi schimbat retroactiv.
- Ce vede AI-ul
Modelul primește imaginea documentului și nomenclatoarele firmei pentru asociere. Furnizorul și modelul le alege firma, inclusiv modele locale.
- Ștergere
Scanurile slabe se șterg din cabinet și din aplicație. Contul și datele — la cerere, procedura e descrisă pe o pagină separată.
Plătiți pentru ceea ce folosiți
Prețul are trei părți. Baza sunt documentele procesate: factura lunară arată numărul lor pe fiecare firmă, aceeași cifră o vedeți în cabinet zi de zi. Conectările care funcționează fără flux de documente, de exemplu accesul asistentului AI la bază, se oferă prin abonament. A treia parte este termenul de păstrare a documentelor în cloud: cât timp rămân accesibile scanurile și originalele după procesare, alegeți dumneavoastră.
Pentru calcul avem nevoie de trei răspunsuri: câte documente primare intră la dumneavoastră într-o lună, ce sisteme conectăm și cât timp păstrăm documentele. Spuneți-le în cerere — răspundem cu prețul.
- Aplicația, cabinetul și agentul sunt incluse
- Utilizatori și firme — câți este nevoie
- Model AI propriu sau local — documentul iese mai ieftin
Ce urmează
- Bancă
Extrase prin API-ul băncii și reconcilierea operațiunilor cu documentele: plata are document sau nu are.
- Aviz și acte
Avizele de însoțire și actele de lucrări executate ca tipuri separate de documente.
- „Distribuie” din e-mail
PDF din scrisoare sau mesager — direct în ContaHub, fără salvare în galerie.
- Declarații
Declarații fiscale pe baza datelor din evidență: cifrele le adună sistemul, contabilul verifică și depune.
Ce se întreabă înainte de start
Baza de evidență are nevoie de acces la internet?
Nu. Agentul se instalează lângă bază și iese doar în exterior, prin TLS. Nu trebuie să publicați baza, să deschideți porturi sau să ridicați VPN. Fără agent, sistemul de evidență poate prelua singur documentele după program prin API-ul nostru.
Ce configurații 1C sunt suportate?
Oricare, inclusiv cele modificate. La conectare agentul descrie prin MCP structura bazei dumneavoastră: compunem profilul cu numele documentelor și rechizitelor, îl verificăm pe baza reală și îl salvăm în cabinet. Nu trebuie modificat nici codul, nici configurația.
Nu avem 1C. Ne conectați?
Syrve este conectat deja, 1C — în orice configurație. Modelul integrărilor este comun: rutele, livrările și nomenclatoarele nu depind de sistem, așa că un sistem nou de evidență se conectează rapid. Scrieți-ne care este al dumneavoastră.
Se poate întreba despre bază în ChatGPT?
Da. ChatGPT, Claude și alți asistenți care pot conecta instrumente externe (standardul MCP) primesc acces la baza dumneavoastră prin ContaHub: puneți întrebarea în cuvinte, asistentul ia datele din baza de evidență. Accesul se acordă în cabinet, pentru clienți și auditori — doar la vizualizare.
Ce documente se recunosc?
Factură fiscală, bon fiscal și invoice-uri străine în valută, cu cursul BNM la data documentului. Documente cu mai multe pagini și PDF — de asemenea. Avizele și actele de lucrări executate sunt în pregătire.
Ce se întâmplă dacă modelul citește greșit o cifră?
Documentul nu trece verificarea codului și ajunge la contabil cu motivul numit: nu se potrivește suma, IDNO nu e valid, poziția nu e găsită. Contabilul corectează câmpul lângă scan, sistemul reține corectarea. Răspunderea pentru datele luate în evidență rămâne a contabilului.
Și e-Factura?
Este conectată. Directorul creează un utilizator API în cabinetul e-Factura, loginul și parola lui se introduc în ContaHub, apoi facturile de intrare vin singure: după program și la butonul „Preia facturile”. Rechizitele se iau din XML fără recunoaștere, iar dacă aceeași factură a fost deja încărcată ca fotografie, e-factura se leagă de ea.
Unde se păstrează documentele și cine le vede?
În Uniunea Europeană și în Moldova: platforma principală în centrul de date Hetzner din Germania, copia bazei în timp real în Moldova. În interiorul firmei accesul se acordă pe roluri și pe firme. Modelul AI primește imaginea documentului și nomenclatoarele pentru asociere; furnizorul și modelul le alege firma.
Cum începem?
Lăsați o cerere. Vă arătăm cabinetul pe documentele dumneavoastră, creăm firma și invitațiile, instalăm agentul sau procesarea. Primele documente ajung în evidență în ziua conectării.
Se pot șterge contul și datele?
Da, la cerere. Ce se șterge, ce rămâne și în ce termene este descris pe pagina de ștergere a datelor din cabinet.
Vedeți-l pe documentele dumneavoastră
Arătăm cabinetul pe un teanc real de facturi și spunem sincer ce nu se recunoaște bine. Răspundem în următoarea zi lucrătoare.
Sau scrieți: info@contahub.md